2009. február 2.

Milyen szabványokról van ezúttal szó?

A 2000. decemberében közzétett ISO 9000 szabványsorozat (más szóhasználattal szabványcsalád) 3 tagból áll:

• ISO 9000:2000 Minőségirányítási rendszerek. "Alapok és szótár",
• ISO 9001:2000 Minőségirányítási rendszerek. "Követelmények",
• ISO 9004:2000 Minőségirányítási rendszerek. "Útmutató a működés fejlesztéséhez".

Ezekből a nemzetközi szabványokból készültek a nemzeti (innentől a magyarokról lesz csak szó) szabványok, az MSZ EN ISO jelzetűek. (A jelzetben az EN európai szabványt jelent, a jelzet utolsó száma a közzététel éve. A magyar megfelelők 2001-es jelzetűek.) Ezek:

• MSZ EN ISO 9000:2001 Minőségirányítási rendszerek. "Alapok és szótár",
• MSZ EN ISO 9001:2001 Minőségirányítási rendszerek. "Követelmények",
• MSZ EN ISO 9004:2001 Minőségirányítási rendszerek. "Útmutató a működés fejlesztéséhez".
  
  

(Az "Alapok és szótár" c. szabványt azóta újból kiadták MSZ EN ISO 9000:2005 jelzettel. Frissített verziójának megjelenését 2009. augusztus-szeptemberre ígérik.)

A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO), a szabványsorozat mostani revíziójának keretében a Quality management systems. Requirements (ISO 9001:2000) általunk csak "követelmény-szabványnak" hívott tagot újította meg és adta ki ISO 9001:2008 jelzettel. Az ISO 9004:2000 jelenleg is felülvizsgálat alatt áll. Új verziójának várható megjelenése 2009. augusztus-szeptember havára várható.

A felülvizsgált és átdolgozott ISO 9001:2008 szabványból alakult a Magyar Szabványügyi Testület "gondozásában" az MSZ EN ISO 9001:2009 jelzetű magyar nemzeti szabvány. A szabványcsalád másik két tagja jelenleg még változatlan.

Az MSZ EN ISO 9001:2009 jelzetű magyar nemzeti szabvány forrása (most is) az európai szabvány (EN ISO 9001:2008) angol nyelvű szövege, így a magyar nemzeti szabvány az ISO 9001:2008 nemzetközi szabvánnyal is megegyezik. (A "szabványtan" órának vége.)

A leginkább lényeges gondolatok az új szabványról:

• nincsenek benne új követelmények az "elődhöz" képest,
• az egyes követelményeket érthetőbbé kívánták tenni magyarázó megjegyzésekkel (kb. 10 db ilyen van az új szabványban),
• a legtöbb magyarázat a jogszabályi és egyéb szabályozó követelményeknek való megfelelést, a külső erőforrásokkal végeztetett (outsourcing) folyamatok felügyeletét és a dokumentálást érinti,
• új elemek jelentek meg, ezek a kockázat, a személyes adatok és az információs rendszerek említése,
• "szellemisége" közelít az ISO 14001:2004, környezetirányítási rendszerszabványhoz.

Az átdolgozás eredményeképpen érdemben érintett területekről, szabványpontokról az említésre méltó változásokról dióhéjban:

Megjegyzés: A "szervezet által meghatározott", vagy az "ahol alkalmazható" pontosításokkal itt nem foglalkozom. Nem azért, mintha ezek nem lennének fontosak. Aki megfelelően felkészült szakemberként a gyakorlatban eddig is alkalmazta a régi szabványt és alkalmazni fogja az újat is, annak ezek a kitételek logikusak és így magától értetődőek.

A Bevezetésben (0. fejezet) megjelent a szervezet változó szükségleteivel és saját céljaival összhangban a "szervezet környezete, ennek a környezetnek a változásai és ezzel a környezettel kapcsolatos kockázatok" említése. Ez az új elem utal az ISO 14001:2004 szabványra, az azzal való nagyobb kompatibilitásra, valamint arra, hogy a szervezetet mindenképpen a környezetével együtt, azzal szoros kölcsönhatásban kezeljük. Így az integrált alkalmazás is könnyebb lesz. A termékre vonatkozó vevői és jogszabályi követelmények mellett új elem az "egyéb szabályozó követelmények" említése is. A folyamatszemléletnek, mint a minőségmenedzsment rendszerek egyik alapelvének pontosítása a kimenetek - "a kívánt eredmény elérése érdekében" -fontosságának hangsúlyozásával történt.

Az Alkalmazási területben (1. fejezet) jelentős elvi változtatás történt. A termék kifejezés/fogalom "bármely tervezett kimenetre", így a "beszerzett és a félkész termékekre" is vonatkozik, nemcsak a végtermékre. Vagyis a módosítás értelmében "termékként" kell érteni azt is, ha az "kintről" történő beszerzés útján, vagy a belső előállítási folyamatok közbenső szakaszában áll elő. (Valószínűleg a körültekintően kialakított minőségirányítási rendszerek során legtöbben már eleve így értelmezték ezt a fogalmat.) A termékre vonatkozó egyéb szabályozó követelmények is megjelenhetnek jogszabályi követelmények formájában. Jó alkalom kínálkozik, tehát most pl. a Fogyasztóvédelmi törvény - 1997. évi CLV. tv. 4. § - előírásaival való kapcsolat áttekintésére is.


A Minőségirányítási rendszerben (4. fejezet) is pontosítások történtek. A folyamatokat nemcsak felismerni kell, hanem "meg is kell határozni", azaz dokumentálni kell azokat. Továbbá, "ha egy szervezet úgy dönt, hogy külső erőforrás igénybevételével végez el egy olyan folyamatot, amelynek hatása van a termék követelményeknek való megfelelőségére, a szervezetnek biztosítania kell az ilyen folyamatok felügyeletét." A közkeletűbben "kiszervezett", (outsourced) az új meghatározás szerint külső erőforrással végeztetett folyamatok felügyeletének biztosításanem menti fel a szervezetet az összes vevői, jogszabályi és egyéb szabályozó követelménynek való megfelelés felelőssége alól. (A kiszervezett folyamatokra is a beszerzésre vonatkozó követelményeket - 7.4 - célszerű alkalmazni.) Ugyanitt, a dokumentálás követelményei között pontosították a szervezet által meghatározott dokumentumok között a szükséges feljegyzéseket. Azt pedig a szervezet maga dönti el, hogy mi a neki szükséges. A dokumentálás követelményeit egyébként nem szigorították, mostantól "egy dokumentum tartalmazhatja egy vagy több eljárás követelményeit. Valamely dokumentált eljárásra vonatkozó követelménynek eleget lehet tenni egynél több dokumentummal is." Egyértelművé vált az is, hogy csak azokra a külső dokumentumokra kell értelmezni a kezelésre vonatkozó követelményeket, amelyek a minőségirányítási rendszer tervezése és működtetése szempontjából szükségesek.

A vezetőség felelősségi köre (5. fejezet) innentől tartalmazza azt a követelményt is, hogy a vezetőség képviselője, - általában a minőségirányítási vezető - a "szervezet vezetőségének egy tagja" lehet. Ez azért lényeges, mert a minőségmenedzsment rendszer eredményes működtetéséhez megfelelő felelősségi- és hatáskör szükséges. Ezt a vezetés nem delegálhatja sem alsóbb vezetői szintekre, még kevésbé külsős szakértőre, az eddigi szokások szerint, pl. a felkészítőre.

A 6. fejezet, a Gazdálkodás az erőforrásokkal című, emberi erőforrás eleme most főleg a munkatársak kompetenciájával foglalkozik. Fontos a "szükséges felkészültség", mint a termék előállításában rész vállaló személyzet minőségének lényeges eleme, mivel csak így biztosítható a megfelelő kimenet, vagyis a termék (vevői, jogszabályi és más) követelményeknek való megfelelősége. Az infrastruktúra - az eddigiek mellett - tartalmazza az "információs rendszereket" is. Megjelent tehát a technikai fejlődés követésének szükségessége, mint követelmény. A munkakörnyezet elemei is pontosításra szorultak az esetleges félreértések elkerülése érdekében. "A "munkakörnyezet" kifejezés azokra a körülményekre vonatkozik, amelyek között a munkát végzik, beleértve fizikai, környezeti és egyéb tényezőket (mint pl. zaj, hőmérséklet, páratartalom, megvilágítás vagy időjárás)."

A termék előállítása című 7. fejezetben a termékkel kapcsolatos folyamatoknál a szabványalkotók tisztázták, hogy a kiszállítás utáni tevékenységekkel is kell foglalkozni. "A kiszállítás utáni tevékenységek közé tartoznak, pl. garancia keretében végzett tevékenységek, szerződéses kötelezettségek, mint pl. karbantartási szolgáltatások, valamint kiegészítő szolgáltatások, mint pl. újrahasznosítás vagy végső megsemmisítés." A termék azonosítását és nyomon követhetőségét fenn kell tartani a termék-előállítás teljes folyamata során. (nem elég pl. a gyártás előtt, illetve után a polcon megjelölni azt) A vevő tulajdona tartalmazhat "szellemi tulajdont és személyes adatokat" is, melyek védelmét meg kell oldani. A szervezetnek - az eddigiekkel ellentétben - nem a termék megfelelőségét kell megőriznie, hanem magát a terméket, hogy fennmaradjon a követelményeknek való megfelelőség. A megfigyelő- és mérő berendezéseket lehet, hogy kalibrálni is és hitelesíteni is kell. "A számítógépes szoftverek esetében (melyek maguk is használhatók megfigyelésre és mérésre) az igazolás és a konfigurációkezelés szolgál annak megerősítésére, hogy azok megtartják a szándék szerinti használatra való alkalmasságukat."

A Mérés, elemzés és fejlesztés (8. fejezet) keretei között végzett vevői elégedettségi felmérések körét bővíteni kell. Információk szerezhetők "olyan forrásokból, mint pl. (...) a kiszállított termék minőségével kapcsolatos vevői adatok, felhasználói vélemény felmérések, meghiúsult üzletekkel kapcsolatos elemzések, köszönetnyilvánítások, garanciális panaszok és kereskedői jelentések", stb. A belső auditok eredményeképpen feltárt hibákra nem csak egyszerűen intézkedéseket kell tenni, (magyarul azokat kijavítani) hanem helyesbítő intézkedésekkel kell megakadályozni azok ismételt előfordulását. A termék figyelemmel kísérése és mérése dokumentálására szolgáló "feljegyzéseken fel kell tüntetni az(oka)t a személy(eke)t, aki(k) a termék kibocsátását, azaz a vevőnek történő kiszállítást engedélyezi(k)." A helyesbítő- és megelőző tevékenységek elvégzésekor nem elég már ezen folyamatok vizsgálata, ennél több kell. Ezeknél vizsgálat alá kell vonni azok eredményességét is, mint ahogy a hatékonyságot sem árt áttekinteni.

Az új szabvány, az MSZ EN ISO 9001:2009 "egyéb" tanulságai, pl. a magyar szöveg változásai:

Az új szabvány magyar szövege nem egyezik meg teljesen mindenhol a korábbi magyar fordítással. Most pontosítások történtek akkor is, ha az angol szöveg nem változott. Így egyes szavakat a szövegkörnyezettől függően más-más jelentéstartalommal kell értenünk. Pl. a "control" szabályozás, ellenőrzés, felügyelet, a "personnel" az eddigi személyek helyett "munkatársak" lett, az "outsourced" vállalkozásba kiadott, vagy kiszervezett helyett, "külső erőforrással végeztetett" folyamat. Az egyszerű felszólító mód helyett mindenütt a "kell" szót alkalmazzák, ahol az angol "shall" kifejezés szerepel. Stb...

Ha már itt szóba kerültek a fordítás "nyűgjei", talán nem árt elolvasni a "Ha társalogni akarsz velem, határozd meg a szavaidat!" című írásunkat, melyben hasonló gondokról van szó.

És akkor most mi van? Semmi különös!

Összefoglalva megállapítható, hogy pár tucat formai változás mellett csak néhány olyan részlet módosult az ISO 9001:2000-hez képest, ami a kialakított, tanúsított minőségmenedzsment rendszerek tartalmában okozhat változást. Ahol eddig sem működött a rendszer, ott nagy valószínűséggel a változtatások után sem fog.


Azoknál a cégeknél viszont, ahol a minőségmenedzsment rendszer működtetését komolyan veszik, a minőség, mint fogalom, a rendszer pedig, mint vezetési eszköz beépült a vállalati kultúrába. Ezek a működésorientált szervezetek, szemben a tanúsítvány orientáltakkal. Nos, a szabvány változása jó lehetőség minden, az azt komolyan alkalmazó szervezet részére, hogy saját irányítási rendszerének felülvizsgálata során feltegye azt a pár kínos kérdést, amit a tanúsító szervezetek auditorai valószínűleg ezután sem fognak feltenni:

• Eredményesen/hatékonyan működtetjük a minőségirányítási rendszerünket?
• Az ténylegesen előmozdítja-e vevőink elégedettségének elérését?
• A problémákra valóban időben képesek vagyunk reagálni még mielőtt azok bekövetkeznének, vagy eljutnának a vevőhöz?
• Milyen mérhető hasznot hoz a rendszer fenntartása és fejlesztése?
• És még hasonlók...

Továbbra is szívesen vállalkozunk arra, hogy szaktudásunk és tapasztalataink segítségül hívásával hozzájáruljunk ahhoz, hogy a működésorientált cégek vezetői a fenti és hasonló kérdésekre adott pozitív válaszaikkal segíthessék szervezetük további eredményes és hatékony működését.

Tekintse még meg az ISO 9001:2008, (MSZ EN ISO 9001:2009) szabványra való átállás teendői c. írásunkat is!